はじめに
こんにちは。私は津島です。
突然ですが、私はPMOというポジションで業務を行っています。主に実装以外のシステム開発に関わり、要件定義や詳細設計、テスト結果確認、納品作業、お客様サポートなどを担当しています。
PMOはあまり一般的ではない言葉かもしれませんが、具体的にはプロジェクトに対してどのような役割を果たすのでしょうか？
この記事では、PMOについて詳しくご紹介していきたいと思います。
PMOとは
役割
PMOとは、Project Management Officeの略称です。その役割は、プロジェクトマネジメントの支援を行うことです。
例えば、関係者が少なく、規模が小さいプロジェクトの場合、プロジェクトマネージャー1人で細かい管理を行うことができます。しかし、関係者が多く、規模が大きいプロジェクトの場合は、打ち合わせや資料作成、問い合わせ対応などに追われ、本来の業務に集中できない場合があります。これらの要因により、プロジェクトの意思決定の精度が低下し、スケジュールの遅延につながる可能性があります。
こうした状況でPMOが効果を発揮します。具体的な業務はプロジェクトの内容や性質により異なりますが、PMOはプロジェクトマネージャーが本来行うべき業務に集中できるよう、その他の業務を引き受けます。これにより、プロジェクトマネージャーのタスク量が減り、より良い意思決定が可能となります。また、プロジェクト全体の質や成果物の品質向上を目指すことができます。
業務への効果
PMOを導入した場合の効果を以下に列挙してみます。
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プロジェクトの内外の関係者とのコミュニケーションの高速化による品質の向上
- プロジェクトマネージャーに集中していたタスクをPMOに分散させることで、プロジェクトマネージャーがお客様からの問い合わせに素早く対応できるようになります。緊急のクリティカルな事象にも素早く対応できます。また、PMOがプロジェクトメンバーの内部の細かい問い合わせに対応することで、内部のコミュニケーションを円滑にし、品質向上につながります。
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プロジェクトのリスク管理の質の向上
- プロジェクトを管理する側（プロジェクトマネージャーやPMO）のタスク負荷が分散されるため、細かい部分までの確認や管理が可能となります。これにより、事前に問題を検知し、スケジュールへの影響を予測できます。問題を事前に把握することで、他の対応策を模索したり、関係者と協力して問題を回避することができます。
- コミュニケーションの高速化と関連します。関係者との密接な連携により、認識のずれが少なくなり、プロジェクト関係者全体が同じ目標に向かって協力することができます。これにより、大規模な手戻りの可能性が低下し、プロジェクトが安定して進行することができます。
デメリット・難しい点
PMOを導入する際のデメリットを以下に記載します。
- PMOを導入するためには人件費が必要
- PMOの業務内容はプロジェクトごとに異なり、明確な定義がないため、導入による効果を具体的に想定しにくい
- プロジェクトのタスクが属人化している場合、効果をすぐに上げることが難しい
- タスクが属人化している場合、PMOの導入による効果を実感するまでに時間がかかる可能性があります。PMOがプロジェクトに参加し、関係者に認知され、業務を徐々に増やしていく必要ありそうです。
PMOの資格
PMOには、一般社団法人日本PMO協会が主催した資格があり、種類は2024年3月時点で、
- 「PMOスペシャリスト(★)™認定資格（NPMO認定PMO-S(★)™）」
- 「PMOスペシャリスト(★★)™認定資格（NPMO認定PMO-S(★★)™）」
の2種類の資格があります。
PMOスペシャリスト(★★)™認定資格は、PMOスペシャリスト(★)™認定資格の上位の資格です。
また、PMOスペシャリスト(★)™認定資格の資格を受験するためには、一般社団法人日本PMO協会または他団体のプロジェクトマネジメント関連資格を保有している必要があります。
私は、一般社団法人日本PMO協会の「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格（NPMO認定PJM-A™）」の資格を取得し、受験資格を得ました。
そして、1つ目の 「PMOスペシャリスト(★)™認定資格（NPMO認定PMO-S(★)™）」を取得しました。
引き続き、「PMOスペシャリスト(★★)™認定資格（NPMO認定PMO-S(★★)™）」を取得する予定でおります。
実務経験からPMOを導入すると良いプロジェクトの特徴
PMOを導入することで良い結果が期待されるプロジェクトの特徴を以下にご紹介しようと思います。
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対企業間やプロジェクトメンバー間でのコミュニケーションを密にし、プロジェクトを推進していきたい場合
- コミュニケーション不足が課題となっているプロジェクトでは、PMOの導入が効果的です。PMOがプロジェクトマネージャーの業務をサポートし、時間を確保することで、コミュニケーション不足を補うことができます。具体的には、お客様とのやり取りや内部のコミュニケーションを促進し、プロジェクトの推進をサポートします。
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新規の開発に挑戦していきたいプロジェクトの場合
- 新規の開発に取り組むプロジェクトでは、PMOの導入が有効です。既存の業務と新規開発を両立させるために、PMOが一部の業務を担当することで、プロジェクトリーダーが新規開発に集中できる環境を整えます。また、PMOが新規開発の要件定義から参画し、プロジェクトの全体像を把握することで、効果的なサポートを提供します。
実務経験からPMOを導入後、すぐに効果を出しやすくするには
PMOの実務を行った結果から、PMOを導入した際に効果を出しやすいプロジェクトにするポイントを以下に記載してみました。
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プロジェクトマネージャーがすべき業務とそれ以外の業務の線引きを行う
- PMOを導入する際に効果を発揮しやすいプロジェクトの特徴は、PMOの担当業務が明確化されていることです。PMOがある程度自律的に業務を進めることが求められますが、担当業務が煩雑で不明瞭な場合、確認や問い合わせを行うことで関係者の時間を消費してしまうことがあります。PMOに依頼する業務が明確に切り分けられている状態であれば、効果を発揮しやすいでしょう。
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プロジェクトの内容がキャッチアップしやすい状態にする
- PMOが業務を進める際に、プロジェクトの経緯や対応内容がわかる資料があると効果的です。これにより、関係者が個人でキャッチアップしやすくなり、プロジェクトの進捗がスムーズになります。
- ただし、要員を追加する背景としては、業務が多く逼迫した状態にあることが多いため、内部向けの資料のメンテナンスに時間を割く余裕がないことも考えられます。そのため、環境が完璧でなくてもPMOを導入し、徐々に業務を委託していくことが効果的なケースもあるかと思います。
おわりに
いかがだったでしょうか？
今回はPMOに関する記事の第一号として投稿してみました。
今までよりも少し、どういった役割でプロジェクトに参画しているのか定義付け出来れば幸いです。
今後もいくつかPMO関連の記事を記載していきたいと思っております。
よろしくお願いいたします。