皆さま、こんにちは。ミルディアでバックオフィス部門を担当している岩城です。
前回の「SmartHR導入によるペーパーレス化」に続き、今回は情報探しのストレスを解消し、業務スピードを劇的に向上させた「NotebookLM」の活用事例をご紹介します。「あのルール、どの資料に書いてあっただろう？」と、迷子になった経験がある方は必見です。ぜひ最後までお読みください！
はじめに：NotebookLMとは何か
一言でいえば、**「特定の資料だけを完璧に把握している、優秀な専用アシスタント」**です。
Googleが提供するこのAIは、ChatGPTなどの一般的なAIとは異なり、インターネット上の広大な知識ではなく「私たちがアップロードした社内資料」のみをソースとして回答するのが最大の特徴です。
自社のルールに基づいた正確な回答を得られるだけでなく、回答の根拠となった参照元ページを即座に提示してくれる、情報の裏取りも一瞬で完了する言わば社内業務に特化したAIツールです。
導入前の課題：探す手間と、答える側の負担
弊社では、就業規則や社内ルールに関する資料をGoogle Driveで管理しており、従業員はいつでも閲覧できる状態となっています。しかしながら、膨大な資料から自力が知りたい情報を見つけるには手間がかかります。結果として「自分で探すより聞いたほうが早い」と、バックオフィス担当へ直接チャットで問い合わせが届く状況が常態化していました。私たち担当側も、回答内容の整合性を確認するために過去の経緯を調べたり、上役や有識者へエスカレーションしたりと、返答までに多くの時間を費やす「確認の悪循環」に陥っていました。
解決したこと：自己解決の文化と情報の正確性
NotebookLMの導入後、知りたいことを従業員自身がフォームに入力するだけで大抵のことがその場で自己解決できるようになりました。
バックオフィス宛の問い合わせ頻度が激減したことはもちろん、AIが回答することで「担当者による回答内容のバラつき」がなくなり、誰もが正確な情報を即座に得られる環境へと進化しました。聞く側も答える側も、本来集中すべき業務に時間を使えるようになったと感じています。
実際の活用シーン：社内規定から具体的なケース相談まで
現在は、主に以下のような場面で活用しています。
「休暇申請のルールはどうなっているか？」という質問を、google drive内の検索窓で検索する代わりにNotebook LM内で質問します。わずか数秒で、引用元のリンクと共に回答を得ることができます。
Q＆Aの一例
Q.体調不良で早退しました。時間有給を申請したいのですがルールを教えてください。
A.体調不良による早退、お大事になさってください。早退した時間分について時間単位の有給休暇（時間単位年休）を申請することは、会社の承認を得られれば可能です。ご質問のケースにおけるルールと申請方法は以下の通りです。
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時間単位年休の基本ルール
• 取得単位：1時間単位で取得可能です。分単位での取得は認められていません。
• 取得上限：年間で5日分までです（例：1日の所定労働時間が8時間の場合、年間40時間が上限）。
• 賃金：取得した時間数に対して、通常の賃金（1時間あたりの額）が支払われます。 -
事後申請（振替）について
本来、有給休暇は原則として事前申請（2週間前まで）が必要とされています。しかし、遅刻・早退および私傷病による欠勤については、会社が承認した場合に限り、事後に有給休暇へ振り替えることが就業規則で認められています。したがって、今回は「体調不良」というやむを得ない事情があるため、速やかに申請を行ってください。 -
申請方法
• ツール：ジョブカンマイページから申請してください。
• 申請内容：
◦ 休暇種別で「時間有給（または時間単位年休）」を選択します。
◦ 早退した時間帯をカバーするように時間数を入力してください（例：16:00に早退し定時が18:00の場合、2時間分を申請）。 -
フレックスタイム制の場合の注意点（正社員）
もしフレックスタイム制が適用されている場合、早退の扱いが少し異なります。
• コアタイム（13:00〜17:00）を含む早退の場合：
・・・・・・以下省略
• コアタイムを含まない（フレキシブルタイムでの）早退の場合：
・・・・・・以下省略
対応まとめ：まずはジョブカンから事後申請を行ってください。また、上長へは「体調不良により早退した分を時間有給で処理したい」旨を一報入れておくことをお勧めします。
と、このような感じでわずか数秒から数十秒でAIが丁寧に回答してくれるのです。
回答結果はNotebookLM内で"メモ"することにより利用者間で共有が可能となっています。他の人が同じ疑問を持った際、AIに聞く手間さえ省いて「正解」に辿り着けるようにおり、組織全体の検索コストがさらに下がる点も大きなメリットと感じています。
従業員の生の声：使ってみて分かった5つのメリット
実際に運用を開始してみて、利用者から以下のような声をいただきました。
- 「自社の正解」に直結する安心感：ネット上の一般論ではなく「わが社の条文」をベースに回答してくれるため、確信を持って業務に当たれる。
- 「質問の心理的ハードル」の低下： 担当者に聞くほどではない細かい規定も、誰に気兼ねすることなくいつでも確認できる。
- 圧倒的な「検索精度」と「要約力」： キーワード検索では辿り着けなかった曖昧な質問にも回答してもらえ、長い規程を箇条書きで教えてくれるため、大幅な時短に。
- 「出典の明示」による信頼性： 回答の根拠となるページが引用されるため、必要に応じてすぐに元の資料を確認できるところが良い。
- 「探し回る時間」から「確認する一瞬」へ： 資料をアップロードしておくだけで情報が整理され、該当箇所をピンポイントで見つけ出してくれる快感がある。
まとめ：今後の展望
非常に強力なツールですが、まだすべての資料を網羅できているわけではありません。現在は質問の精度を高めながら、より使い勝手の良いナレッジベースへと育てている最中です。今後は就業規則だけでなく、電子帳簿保存法への対応や各種業務フローなども追加していけたらと思案中です。
「まずはAIに聞いてみる」というアクションが当たり前の文化になれば、全員がよりクリエイティブな業務に集中できるようになります。これからも、新しいテクノロジーを積極的に取り入れ、よりスマートでストレスのない働き方を追求していきたいと思います。