こんにちは。ミルディアでバックオフィス部門を担当している岩城です。
突然ですが、弊社がクラウド労務管理サービスを導入して、これまで紙やスプレッドシートで行ってきた煩雑な労務管理をペーパーレス化した経験についてお話しします。
日々、バックオフィス業務に奮闘されている、私たちと同じような中小企業の皆さんに向けて、少しでもヒントになればという思いで書きました。ぜひ最後までお読みください！
目次
- はじめに：なぜ導入したのか
- 導入前の課題：紙とスプレッドシート管理の限界
- 解決したこと：3つの大きな変化
- 導入効果：コスト削減と業務効率化
はじめに：なぜ導入したのか
従業員数が1桁台だった頃は、紙やGoogleスプレッドシートで従業員管理をしていましたが、継続的な増加に伴い、管理部門の業務が煩雑化しました。そこで、従業員が増え続ける前に、労務管理の効率化が必須だと感じ、クラウド労務管理サービスの導入を決めました。
導入前の課題：紙とスプレッドシート管理の限界
導入前は、主に紙とGoogleスプレッドシートで労務管理を行っていました。
入社手続きや住所変更のたびに紙の書類を記入し、それをスプレッドシートに転記する作業は時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れのリスクも伴っていました。
特に年末調整の時期は、従業員への書類配布・回収、そして手入力によるデータ作成など、管理部門にとって大きな負担となっていました。
解決したこと：3つの大きな変化
1. 従業員データの管理がスムーズに
入社手続きに必要な書類や、住所・扶養家族情報などの個人情報がPCから簡単に入力・更新できるようになったことで、管理側の手入力や転記作業が不要になり、ミスもなくなりました。
また、住所変更などの更新を従業員自身がシステムで行えるため、管理メンバーによる転記ミスや共有漏れも解消しました。これにより、従業員データ管理にかかっていた作業時間は従来の1/6まで削減。
以前は転記ミスへのプレッシャーがありましたが、現在は担当者は招待フォームを送るだけで、あとは従業員本人が情報を入力してくれます。作業時間の短縮はもちろん、精神的な負担も大幅に削減されました。
2. 年末調整の負担が激減
年末調整は、システム上の質問に答えるだけで必要な帳票が自動で作成されます。これまで大変だった紙の配布や収集、手入力での進捗管理が不要になり、導入以前と比較して年末調整業務の工数は半分程度に削減できました。
- 効率的な進捗管理： 以前は紙を回収後にまとめてチェックしていたため作業が後倒しになりがちでしたが、現在は管理画面で従業員の入力状況を随時チェックできるため、効率よくスムーズに作業を進められています。
- オンラインで完結する差し戻し： 書類の修正が必要な際は、管理者がコメント付きで差し戻し、従業員に再提出を促すことができます。紙運用時の再配布・再提出の手間がなくなり、従業員側の負担も軽減されました。
- 問い合わせの削減： 以前は個別の問い合わせが多く、社労士を介しての回答に時間を要していました。対策として、アンケート内にヒントメッセージを事前に設定したことで、従業員自身で解決できるようになり、質問件数は年々減少しています。
- 源泉徴収票の配布： 源泉徴収票がシステムから簡単に配布できるようになり、紙で印刷・配布する手間や紛失のリスクがなくなりました。
3. 各種書類のやり取りがペーパーレスに
入社手続きや年末調整などで発生する大量の紙の書は、従業員が増えるたびにファイルが増え続け、オフィスのキャビネットを圧迫していました。
サービス導入後、これらの書類はすべてデータとしてクラウド上に安全に保管され、紙の書類を従来の9割近く削減できました。煩わしい書類の管理から解放され、物理的な負担が軽減されたと同時に、紙の書類紛失や災害時のデータ消失リスクも軽減でき、大きなメリットを感じています。
導入効果：コスト削減と業務効率化
私たちは現在、 SmartHR労務管理 の従業員30名まで利用できる「0円プラン」を利用しており、便利なツールをコストをかけずに活用できています。これにより、目に見えるコスト削減が実現しただけでなく、管理部門の業務効率も大幅に向上しました。
また、FAQが非常に充実しており、操作で困ったことがあってもほとんどの疑問はそこで解決できています。従業員の手続きが楽になるだけでなく、私たち管理メンバーの業務効率も高めてくれる心強いツールとなっています。
まとめ：今後の展望
クラウド労務管理サービスの導入は、私たちの労務管理を劇的に改善してくれました。
今後もアップデートされる新機能を活用し、より働きやすい環境を整えていきたいと考えています。
